Presidente e segretario dell'assemblea condominiale

Il presidente dell'assemblea condominio è la figura che apre la riunione, ne verifica la regolare costituzione e ne dirige i lavori fino alla chiusura. Insieme al segretario forma l'ufficio di presidenza che garantisce ordine, imparzialità e corretta verbalizzazione. Nessuna norma del Codice civile impone espressamente di nominarli, ma la prassi e la giurisprudenza li considerano essenziali per la validità formale della seduta e per la successiva difesa delle delibere in caso di impugnazione.

Chi nomina il presidente dell'assemblea condominio

Il presidente viene designato all'inizio della riunione dai condomini presenti, con il voto della maggioranza. Non deve essere necessariamente un proprietario esperto di diritto: conta che sia super partes e in grado di condurre il dibattito. L'amministratore, che convoca l'assemblea, di regola non assume la presidenza, proprio per mantenere distinti il ruolo di chi gestisce il condominio da quello di chi presiede la seduta e ne certifica gli esiti. La designazione è normalmente il primo punto pratico della riunione, prima ancora di entrare nel merito dell'ordine del giorno, perché senza un presidente che accerti i quorum l'assemblea non può nemmeno dirsi validamente costituita. La carica dura per la singola seduta e non si trasmette alle riunioni successive: a ogni assemblea si procede a una nuova designazione.

Anche un usufruttuario o un conduttore, nei casi in cui abbia diritto di partecipare al voto, può in linea di principio essere designato, purché sia presente e accettato dalla maggioranza. Ciò che conta non è il titolo, ma la capacità di garantire l'imparzialità e il rispetto delle regole della riunione.

I compiti del presidente

Il presidente accerta che l'assemblea sia stata regolarmente convocata e che siano presenti, in proprio o per delega, i quorum costitutivi richiesti. Verifica la validità delle deleghe, dà la parola ai partecipanti seguendo l'ordine del giorno, mette ai voti le proposte e proclama i risultati calcolando teste e millesimi. Al termine sottoscrive il verbale insieme al segretario.

• Verificare la regolarità della convocazione e i quorum di costituzione.
• Controllare le deleghe e il diritto di voto dei presenti.
• Dirigere la discussione rispettando l'ordine del giorno.
• Mettere ai voti le proposte e proclamare l'esito per teste e millesimi.
• Sottoscrivere il verbale a chiusura della seduta.

Il ruolo del segretario

Il segretario viene nominato con le stesse modalità del presidente e ha il compito principale di redigere il verbale. Deve annotare in modo chiaro e completo chi è presente, gli argomenti trattati, le proposte, i voti favorevoli, contrari e gli astenuti, con l'indicazione dei relativi millesimi. Spesso, ma non necessariamente, la funzione è svolta dallo stesso amministratore, che ha sotto mano l'anagrafica e le tabelle. Nulla vieta invece che il segretario sia uno dei condomini o un tecnico presente, purché sappia riportare fedelmente lo svolgimento della riunione.

Il segretario non ha poteri decisionali: la sua funzione è documentale. Proprio per questo la sua precisione è determinante, perché il verbale che redige è l'unica prova scritta di ciò che è stato deciso. Un'annotazione imprecisa dei voti o dei millesimi può rendere incerta la maggioranza raggiunta e aprire la strada a contestazioni sulla validità della delibera.

Cosa dice l'art. 1136 del Codice civile

La disciplina della costituzione e del funzionamento dell'assemblea si fonda sugli articoli 1135 e 1136 del Codice civile e sull'articolo 66 delle disposizioni di attuazione. L'art. 1136 fissa i quorum: in prima convocazione l'assemblea è regolarmente costituita con la maggioranza dei partecipanti che rappresenti i due terzi del valore dell'edificio, mentre in seconda convocazione bastano un terzo dei partecipanti e un terzo del valore. Il presidente applica proprio queste soglie per dichiarare valida la seduta.

Il verbale e le firme

Il verbale è l'atto che dà prova di quanto deliberato e da cui decorre il termine di trenta giorni per l'impugnazione da parte degli assenti e dei dissenzienti. Va redatto durante la riunione, letto e approvato prima della chiusura, poi trascritto nell'apposito registro dei verbali tenuto dall'amministratore. La sottoscrizione congiunta di presidente e segretario ne attesta la conformità a quanto realmente accaduto.

Errori da evitare

Un verbale lacunoso, privo dell'indicazione dei millesimi votanti o della distinzione tra presenti in proprio e per delega, è il primo appiglio per chi vuole impugnare una delibera. Altri errori frequenti sono la mancata verifica dei quorum, la messa ai voti di argomenti non all'ordine del giorno e l'omessa proclamazione chiara dell'esito. Un presidente attento e un segretario preciso riducono sensibilmente il rischio di contenzioso.

La gestione con un software

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