Registro dei verbali di assemblea: obblighi e tenuta

Il registro dei verbali di assemblea è uno dei registri obbligatori che l'amministratore deve tenere ai sensi dell'articolo 1130 numero 7 del Codice civile. In esso vanno annotate le deliberazioni assunte dall'assemblea, le eventuali mancate costituzioni della riunione e le brevi dichiarazioni che i condòmini chiedono espressamente di riportare. È la memoria storica e amministrativa del condominio, e la sua corretta tenuta è condizione essenziale per ricostruire scelte e responsabilità nel tempo.

Cosa prevede l'articolo 1130 n. 7

L'articolo 1130 elenca le attribuzioni dell'amministratore. Al numero 7 impone di curare la tenuta di quattro registri: quello dei verbali delle assemblee, quello di nomina e revoca dell'amministratore, quello di contabilità e il registro di anagrafe condominiale. Per i verbali, la norma precisa che nel registro sono annotate anche le mancate costituzioni dell'assemblea e le dichiarazioni rese dai condòmini che ne hanno fatto richiesta. Allo stesso registro va allegato il regolamento di condominio, quando esiste.

L'obbligo esiste per ogni condominio dotato di amministratore, indipendentemente dal numero di unità. Anche nelle strutture piccole il registro non è una formalità superflua, perché è la fonte che prova quali decisioni sono state prese, con quali maggioranze e in quali date.

Cosa deve contenere ogni verbale

Il singolo verbale trascritto nel registro deve consentire di ricostruire integralmente lo svolgimento dell'assemblea. In sintesi devono risultare:

• data, ora e luogo della riunione e indicazione di prima o seconda convocazione
• elenco dei condòmini presenti di persona o per delega, con i relativi millesimi
• verifica del quorum costitutivo e, per ciascun punto, del quorum deliberativo
• gli argomenti dell'ordine del giorno effettivamente trattati
• l'esito delle votazioni con favorevoli, contrari e astenuti e i millesimi corrispondenti
• le brevi dichiarazioni dei condòmini che ne chiedono la verbalizzazione
• la firma del presidente e del segretario dell'assemblea

Per quanto tempo va conservato

Il registro va custodito con cura e mantenuto aggiornato. La prassi e la giurisprudenza considerano il verbale un documento la cui conservazione è di lungo periodo, perché serve a provare deliberazioni che possono produrre effetti per molti anni, come l'approvazione di tabelle millesimali, opere straordinarie o modifiche al regolamento. Anche dopo la cessazione dell'incarico, l'amministratore uscente deve consegnare tutta la documentazione, registro dei verbali compreso, al nuovo amministratore o al condominio, senza trattenerla come strumento di pressione.

Il diritto dei condòmini di consultare

Ogni condòmino ha diritto di prendere visione del registro dei verbali e di estrarne copia, a proprie spese. L'amministratore non può opporre un diniego generico: la consultazione riguarda documenti che appartengono alla collettività condominiale. Il diritto va esercitato con modalità che non intralcino la gestione, ad esempio con richiesta scritta e appuntamento, ma non può essere svuotato di contenuto. Negare l'accesso o tenere il registro in modo incompleto espone a contestazioni e può integrare una grave irregolarità.

Conseguenze della mancata o irregolare tenuta

La tenuta incompleta o disordinata del registro dei verbali, così come del registro di nomina e revoca, è considerata una grave irregolarità nella gestione. Qualsiasi condòmino può sollecitare la regolarizzazione e, se l'amministratore persiste nell'inerzia, chiedere all'autorità giudiziaria la revoca per grave irregolarità ai sensi dell'articolo 1129 del Codice civile. Un registro tenuto male, inoltre, indebolisce la posizione del condominio in eventuali cause, perché rende difficile provare cosa è stato realmente deliberato.

Registro cartaceo e registro digitale

La legge non impone un supporto specifico. Il registro può essere cartaceo o gestito in formato elettronico, purché resti integro, ordinato cronologicamente e consultabile. La forma digitale offre vantaggi concreti: ricerca rapida per data o condominio, impossibilità di smarrire le pagine, copie immediate per i condòmini e conservazione sicura. Ciò che conta è che ogni verbale sia riconducibile a una riunione precisa e non modificabile in modo occulto dopo la firma.

Con AmministraPro il registro dei verbali si compila e si archivia in automatico al termine di ogni assemblea, con allegati e dichiarazioni collegati alla riunione e resi disponibili ai condòmini nell'area riservata. Per capire come è organizzata la gestione documentale puoi vedere la pagina /funzioni, mentre i piani e i relativi limiti sono descritti in /prezzi.