Registro dei verbali di assemblea: come tenerlo bene

Il registro dei verbali di assemblea è uno dei registri obbligatori che l'amministratore deve tenere per legge. L'art. 1130, n. 7 del Codice civile gli impone di curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee, insieme al registro di nomina e revoca dell'amministratore e al registro di contabilità. In questo registro devono essere annotate anche le assemblee andate deserte, le eventuali brevi dichiarazioni scritte dei condòmini e, se adottato o modificato, il regolamento di condominio.

Uno dei quattro registri obbligatori

La riforma del condominio ha reso esplicito l'obbligo di tenere un insieme organico di registri. Accanto al registro di anagrafe condominiale, l'art. 1130 elenca il registro dei verbali, il registro di nomina e revoca dell'amministratore e il registro di contabilità. Si tratta della memoria documentale del condominio: chi subentra nella gestione deve poterli consultare per ricostruire la storia dell'edificio, le decisioni prese e la loro attuazione.

Il registro dei verbali, in particolare, raccoglie in ordine cronologico tutti i verbali delle assemblee, ordinarie e straordinarie, di quel condominio. È il luogo in cui si conserva la prova documentale delle decisioni collettive e, per questo, va tenuto con cura e continuità.

Cosa deve contenere il registro

Ogni verbale annotato deve dare conto in modo fedele di ciò che è accaduto in assemblea. Gli elementi essenziali sono l'indicazione del condominio, la data e il luogo della riunione, la distinzione tra prima e seconda convocazione, l'elenco dei presenti con i relativi millesimi, l'indicazione dei deleganti e dei delegati, l'ordine del giorno e, per ciascun punto, la decisione assunta con l'esito della votazione.

• Data, luogo e tipo di convocazione dell'assemblea
• Elenco dei presenti, con quote millesimali e deleghe
• Verifica dei quorum costitutivo e deliberativo
• Sintesi della discussione e testo delle delibere approvate
• Esito delle votazioni, con favorevoli, contrari e astenuti
• Annotazione delle assemblee andate deserte

La norma richiede espressamente di annotare anche le assemblee che non hanno raggiunto il numero necessario per deliberare. Questa registrazione non è un dettaglio: documenta il tentativo di convocazione e può rilevare per il calcolo dei termini di una successiva riunione.

La conservazione, anche in forma digitale

La legge consente la tenuta dei registri anche con modalità informatizzate. Un registro digitale ben strutturato garantisce ordine cronologico, ricercabilità e sicurezza dei dati, purché sia possibile risalire in modo certo alla sequenza e al contenuto dei verbali. La conservazione deve essere prolungata nel tempo, perché i verbali possono essere richiesti a distanza di anni, ad esempio in caso di contenzioso o di verifica sulle spese approvate.

Che si tratti di supporto cartaceo o digitale, il principio è lo stesso: il registro deve essere completo, aggiornato e sempre disponibile per la consultazione da parte dei condòmini, nei limiti di legge, e per la consegna al nuovo amministratore in caso di passaggio di consegne.

Il diritto dei condòmini di consultare i verbali

Ogni condòmino ha diritto di prendere visione dei registri e di estrarne copia a proprie spese. Questo diritto di accesso è funzionale al controllo sulla gestione e non può essere ostacolato dall'amministratore. Rifiutare o ritardare in modo ingiustificato l'accesso ai verbali costituisce una violazione degli obblighi di trasparenza e può integrare una grave irregolarità.

Conseguenze di una tenuta irregolare

La mancata o irregolare tenuta dei registri, incluso quello dei verbali, è annoverata tra le gravi irregolarità che possono giustificare la revoca giudiziale dell'amministratore ai sensi dell'art. 1129 del Codice civile. Al di là della revoca, un registro incompleto o disordinato indebolisce la posizione del condominio in caso di impugnazione di una delibera o di contestazione delle spese: senza un verbale chiaro e correttamente conservato può diventare difficile provare cosa è stato deciso e con quali maggioranze.

Dal verbale al registro senza errori

Nella pratica, il rischio più frequente è la dispersione dei verbali tra cartelle, email e archivi cartacei, con il pericolo di perdere l'ordine cronologico o di smarrire un documento. Centralizzare la redazione e l'archiviazione dei verbali riduce drasticamente questo rischio. Con AmministraPro l'amministratore può generare i verbali, archiviarli automaticamente nel registro del condominio in ordine cronologico e renderli consultabili ai condòmini nell'area riservata; le funzioni dedicate alle assemblee e alla documentazione sono descritte in /funzioni, mentre i piani per studi di diverse dimensioni sono illustrati in /prezzi.