Riprese video dell'assemblea di condominio: serve il consenso

Filmare l'assemblea di condominio, trasmetterla in streaming o registrarne il video coinvolge le immagini e la voce dei partecipanti, che sono dati personali a tutti gli effetti. Per questo la ripresa non è libera: di regola richiede il consenso preventivo dei presenti, salvo diversa base giuridica. Diverso è il caso dell'assemblea telematica, oggi ammessa dalla legge, dove il collegamento a distanza segue regole proprie. In ogni situazione ciò che fa fede resta il verbale, non il filmato. Vediamo come muoversi.

Immagini e voce sono dati personali

Riprendere una persona significa trattare la sua immagine, e registrarne la voce durante gli interventi significa trattare un ulteriore dato personale. In un'assemblea si discutono spesso questioni delicate, posizioni personali, situazioni economiche: un video conserva tutto in modo permanente e riproducibile. Per questo la ripresa dell'assemblea non è un gesto neutro e deve avere una base giuridica solida, che nella maggior parte dei casi coincide con il consenso dei partecipanti.

Perché serve il consenso

In mancanza di un'altra base giuridica, registrare o trasmettere l'assemblea richiede il consenso preventivo e informato di tutti i presenti. Il consenso deve essere libero: chi non intende essere ripreso ha diritto di opporsi e la sua volontà va rispettata. Non è sufficiente una decisione a maggioranza dell'assemblea a legittimare la ripresa di chi si oppone, perché il diritto alla protezione dei propri dati è individuale. Chi registra senza consenso si espone a reclami e a responsabilità.

L'assemblea telematica

La legge consente lo svolgimento dell'assemblea in modalità telematica, cioè in videoconferenza, se previsto dal regolamento o deliberato dall'assemblea. Il collegamento a distanza comporta di per sé il trattamento di immagini e voce dei partecipanti attraverso la piattaforma usata. Anche qui valgono i principi generali: informare i partecipanti sul trattamento, limitare le finalità alla gestione della riunione e non registrare la seduta se non con una base giuridica adeguata. La videoconferenza serve a deliberare, non a costituire un archivio video permanente.

• Raccogliere il consenso preventivo prima di registrare o trasmettere la seduta.
• Rispettare l'opposizione di chi non vuole essere ripreso.
• Informare i partecipanti su finalità e trattamento anche nell'assemblea telematica.
• Non conservare il video oltre il tempo strettamente necessario.
• Ricordare che è il verbale, non il filmato, a fare fede delle decisioni.

Il verbale è l'atto che fa fede

Qualunque sia la modalità della riunione, l'atto che documenta ufficialmente le decisioni è il verbale, redatto e sottoscritto secondo le regole del Codice civile. Il filmato non ha valore probatorio delle deliberazioni e non sostituisce il verbale. Chi registra pensando di precostituirsi una prova compie spesso un trattamento eccedente e privo di reale utilità: la correttezza formale dell'assemblea si dimostra con il verbale, il registro dei presenti e le firme, non con un video.

La registrazione da parte del singolo condomino

Capita che un singolo condomino registri di nascosto l'assemblea con lo smartphone. Anche in questo caso si tratta di un trattamento di dati personali altrui. L'uso strettamente personale della registrazione, per esempio per ricordare quanto detto, può rientrare in un ambito più tollerato, ma la diffusione a terzi, la pubblicazione online o l'uso per finalità diverse esce da qualsiasi esimente e diventa illecito. La prudenza impone di non diffondere immagini e voci degli altri senza il loro consenso.

Conservazione e cancellazione

Se una registrazione è stata legittimamente effettuata con il consenso, va comunque conservata per il tempo strettamente necessario alla finalità dichiarata e poi cancellata. Mantenere archivi video delle assemblee a tempo indeterminato è sproporzionato rispetto allo scopo, dato che le decisioni sono già documentate dai verbali. La minimizzazione dei dati impone di limitare non solo cosa si registra, ma anche per quanto tempo lo si conserva, con una cancellazione programmata alla scadenza.

Gestire convocazioni, verbali, registro dei presenti e deleghe in modo ordinato e tracciabile è la via più solida per documentare l'assemblea nel rispetto della privacy: con AmministraPro l'amministratore verbalizza e archivia le sedute senza bisogno di riprese video. Le funzionalità sono descritte nella pagina funzioni e i piani nella pagina prezzi.