Trasmissione del verbale di assemblea agli assenti

Dopo l'assemblea, l'amministratore deve trascrivere il verbale nell'apposito registro, ma la sua attività non finisce lì. Per i condòmini assenti e per i dissenzienti la comunicazione del verbale è decisiva, perché il termine di trenta giorni per impugnare le delibere annullabili, previsto dall'articolo 1137 del Codice civile, decorre dalla ricezione del verbale per gli assenti e dalla data della deliberazione per i presenti dissenzienti. Trasmettere il verbale in modo tempestivo e tracciabile è quindi sia un dovere di trasparenza sia una tutela per la validità delle decisioni.

L'obbligo di trascrizione nel registro

Il verbale di ogni assemblea deve essere trascritto nel registro dei verbali tenuto dall'amministratore. Questo adempimento rende la delibera opponibile e verificabile: chiunque abbia diritto può consultare il registro e ricostruire quali decisioni sono state prese, con quali maggioranze e in quale data. La trascrizione, però, non equivale alla comunicazione individuale: sono due passaggi distinti, entrambi rilevanti.

Perché contano gli assenti e i dissenzienti

Le delibere assembleari vincolano anche chi non ha partecipato o ha votato contro, salvo il diritto di impugnarle nei casi e nei termini di legge. Il termine di trenta giorni previsto dall'articolo 1137 del Codice civile decorre in modo diverso a seconda della posizione del condomino.

• Per i condòmini dissenzienti o astenuti presenti in assemblea, il termine decorre dalla data della deliberazione.
• Per i condòmini assenti, il termine decorre dalla comunicazione del verbale.
• Fino a quando il verbale non è comunicato all'assente, il suo termine per impugnare non inizia a decorrere.
• Una comunicazione tempestiva rende quindi la delibera stabile in tempi certi, a vantaggio di tutto il condominio.

Come trasmettere il verbale

La legge non impone una forma sacramentale, ma per far decorrere il termine occorre poter dimostrare data e destinatario della comunicazione. Sono adatti gli strumenti che lasciano traccia, come la posta elettronica certificata, la raccomandata o la consegna con firma per ricevuta. L'invio a mezzo email semplice può essere valido se il condomino ha indicato quel canale, ma è prudente conservare la prova dell'avvenuta ricezione. Il verbale va inviato integralmente, non in forma di semplice riassunto.

Tempi della trasmissione

Non esiste un numero fisso di giorni entro cui trasmettere il verbale, ma il principio di buona amministrazione impone di provvedere con sollecitudine dopo l'assemblea. Un ritardo eccessivo espone il condominio a incertezza, perché il termine di impugnazione degli assenti resta di fatto aperto, e può essere fonte di responsabilità per l'amministratore. La prassi migliore è inviare il verbale entro pochi giorni dalla riunione, a tutti i condòmini e non solo agli assenti.

Comunicare a tutti, non solo agli assenti

Anche se dal punto di vista dei termini contano soprattutto gli assenti, trasmettere il verbale a tutti i condòmini è una buona pratica di trasparenza. Chi ha partecipato può verificare la fedeltà della trascrizione rispetto a quanto discusso, e chi era assente riceve un'informazione completa sulle decisioni che lo riguardano. Una comunicazione uniforme evita disparità di trattamento e riduce i motivi di contestazione.

Conservare le prove di invio

La documentazione degli invii va conservata insieme al verbale, perché in caso di impugnazione tardiva l'amministratore deve poter dimostrare quando la delibera è stata comunicata. Ricevute di posta certificata, avvisi di ricevimento e registri degli invii sono la prova che il termine è decorso regolarmente. Senza questa prova, il condominio rischia di vedersi opporre che il termine non è mai iniziato.

Gestire verbali e invii in modo ordinato

Trasmettere il verbale a tutti i condòmini con prova di ricezione è più semplice con strumenti che collegano l'archivio dei verbali e i canali di comunicazione. AmministraPro consente di allegare il verbale, inviarlo tramite email o posta certificata e conservare le ricevute in modo ordinato, con evidenza delle date rilevanti per i termini di impugnazione. Le funzionalità sono descritte nella pagina /funzioni e i piani nella pagina /prezzi.