Trattamento dei dati dei fornitori del condominio e GDPR

Quando si parla di privacy in condominio si pensa quasi sempre ai dati dei condomini, ma il condominio tratta anche i dati dei fornitori: l'idraulico, l'impresa di pulizie, il manutentore dell'ascensore. Nomi, recapiti, partite IVA, coordinate bancarie e dati fiscali finiscono nella contabilità e vanno gestiti nel rispetto del GDPR. La base giuridica in genere non è il consenso ma il contratto e gli obblighi di legge, con tempi di conservazione dettati dalla normativa fiscale. Vediamo come muoversi.

Quali dati dei fornitori tratta il condominio

Nel rapporto con un fornitore il condominio raccoglie e conserva una serie di informazioni: dati anagrafici del titolare o del referente, recapiti telefonici e di posta elettronica, partita IVA e codice fiscale, coordinate bancarie per i pagamenti, contratti, preventivi e fatture. Quando il fornitore è una persona fisica, come un professionista o una ditta individuale, questi sono a tutti gli effetti dati personali soggetti alle regole del GDPR.

La base giuridica: contratto e obbligo di legge

A differenza di quanto accade in altri contesti, il trattamento dei dati del fornitore non si fonda sul consenso. Le basi giuridiche più solide sono due, previste dall'articolo 6 del GDPR: l'esecuzione del contratto di fornitura, che richiede di trattare i dati per gestire l'incarico e pagare il corrispettivo, e l'adempimento di obblighi legali, in particolare quelli fiscali e contabili, che impongono di registrare e conservare i documenti. Il consenso non serve perché il trattamento è necessario per queste finalità.

L'informativa al fornitore

Anche il fornitore ha diritto di ricevere l'informativa sul trattamento dei suoi dati. Il condominio, per il tramite dell'amministratore, deve rendere note le finalità, le basi giuridiche, i tempi di conservazione e i diritti esercitabili. L'informativa può essere fornita al momento dell'instaurazione del rapporto, per esempio insieme al contratto o all'ordine. È un adempimento spesso trascurato, ma che rientra pienamente negli obblighi di trasparenza del GDPR.

I tempi di conservazione

I documenti che coinvolgono i fornitori, come fatture e contratti, non possono essere cancellati subito dopo il pagamento: la normativa fiscale e civilistica impone la conservazione delle scritture contabili per un periodo pluriennale, tipicamente dieci anni, ai sensi dell'articolo 2220 del Codice civile. Alla scadenza del termine, o quando i dati non sono più necessari ad alcuna finalità, vanno cancellati o resi anonimi. La conservazione va quindi calibrata sull'obbligo di legge, non prolungata a tempo indeterminato.

• Basi giuridiche: esecuzione del contratto e adempimento di obblighi legali.
• Nessun consenso necessario per la gestione del rapporto e la fatturazione.
• Informativa da consegnare all'avvio del rapporto di fornitura.
• Conservazione dei documenti contabili per il periodo imposto dalla legge.
• Cancellazione o anonimizzazione alla scadenza dei termini.

Quando il fornitore è responsabile del trattamento

Un aspetto delicato riguarda quei fornitori che, per svolgere il loro servizio, trattano dati dei condomini per conto del condominio. È il caso, per esempio, della società che gestisce il portierato, del fornitore del software gestionale o del consulente che elabora dati. In queste ipotesi il fornitore agisce come responsabile del trattamento e il rapporto va regolato con un apposito atto di nomina, previsto dall'articolo 28 del GDPR, che definisce finalità, istruzioni e misure di sicurezza. Non ogni fornitore è responsabile: lo è solo chi tratta dati altrui per conto del titolare.

Sicurezza e accesso ai dati

I dati dei fornitori, comprese le coordinate bancarie, vanno protetti da accessi non autorizzati. L'amministratore deve limitare l'accesso alle sole persone che ne hanno bisogno per la gestione, adottare credenziali individuali e conservare i documenti in ambienti sicuri. Le coordinate bancarie, in particolare, sono un dato appetibile per le frodi e meritano cautele specifiche nella loro comunicazione e archiviazione. La sicurezza non è un adempimento formale ma una misura sostanziale richiesta dal GDPR.

Tenere l'anagrafica dei fornitori, i contratti, le fatture e le relative scadenze di conservazione in un unico ambiente sicuro, con accessi controllati, semplifica gli adempimenti privacy e contabili: AmministraPro gestisce l'anagrafica fornitori insieme alla contabilità del condominio. Le funzionalità sono descritte nella pagina funzioni e i piani nella pagina prezzi.