Verbale di assemblea condominiale: struttura, contenuti e fac simile

Il verbale di assemblea condominiale è il documento con cui si mette per iscritto tutto ciò che accade durante la riunione dei condomini: presenze, discussione, votazioni e decisioni. Senza un verbale scritto e completo le delibere restano fragili, perché è proprio il verbale a dimostrare che i quorum sono stati raggiunti e che le decisioni sono state prese nel rispetto delle regole. Vediamo cosa deve contenere, chi lo redige e come impostare un fac simile affidabile.

A cosa serve il verbale di assemblea condominiale

Il verbale di assemblea condominiale svolge una duplice funzione: documenta lo svolgimento della riunione e attesta la validità delle deliberazioni adottate. È lo strumento che permette ai condomini assenti di conoscere le decisioni prese e che consente, in caso di contestazione, di verificare se le maggioranze richieste dalla legge siano state effettivamente raggiunte. La giurisprudenza è costante nel ritenere che l'assenza del verbale renda nulla la delibera approvata.

Cosa dice il Codice civile

L'art. 1136, ultimo comma, del Codice civile stabilisce che delle riunioni dell'assemblea si redige processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall'amministratore. Il registro dei verbali è uno dei registri obbligatori previsti dall'art. 1130. Il verbale deve avere forma scritta ed è pienamente valido anche se redatto al computer. La forma scritta è indispensabile: solo così il documento può essere inserito nel registro e conservato nel tempo.

Gli elementi obbligatori del verbale

Perché il verbale sia in grado di dimostrare la regolarità della seduta deve contenere alcuni elementi essenziali. In particolare, deve consentire di verificare i quorum costitutivi e deliberativi previsti dall'art. 1136.

• Luogo, data e ora di apertura e chiusura della riunione.
• Indicazione della convocazione, prima o seconda, e dell'ordine del giorno.
• Nomina del presidente e del segretario.
• Elenco dei condomini presenti, di persona o per delega, con i relativi millesimi.
• Per ogni votazione, il numero dei favorevoli, dei contrari e degli astenuti con le rispettive quote millesimali.
• Il testo delle delibere adottate.
• La sottoscrizione del presidente e del segretario.

La struttura di un fac simile

Un buon fac simile di verbale segue l'ordine cronologico della riunione. Si apre con l'intestazione del condominio, la data, il luogo e l'indicazione se si tratta di prima o seconda convocazione. Segue la costituzione dell'assemblea con l'elenco dei presenti e dei millesimi rappresentati, per poi verificare il raggiungimento del quorum costitutivo. Si prosegue con la nomina di presidente e segretario, quindi si affronta punto per punto l'ordine del giorno, riportando per ciascuno la discussione, l'esito della votazione e la delibera. Il verbale si chiude con l'orario di scioglimento e le firme.

Come riportare le votazioni

Per ogni punto sottoposto a voto conviene indicare in modo distinto chi ha votato a favore, chi contro e chi si è astenuto, con nome e millesimi. Questo dettaglio non è formalismo: serve a dimostrare che la maggioranza è stata raggiunta e a individuare i condomini assenti o dissenzienti che possono impugnare la delibera.

Chi redige e firma il verbale

Il verbale viene redatto dal segretario, nominato all'inizio della seduta, e sottoscritto insieme al presidente. L'amministratore non è tenuto per legge a fare da segretario, ma nella prassi spesso collabora alla stesura. Munito delle firme di presidente e segretario, il verbale assume la natura di scrittura privata: fa prova della provenienza delle dichiarazioni dai sottoscrittori, non della verità di quanto in esso riportato, che può essere contestata.

Termini di invio e conservazione

Copia del verbale va comunicata ai condomini, in particolare a quelli assenti, perché possano prenderne conoscenza e valutare se impugnare. È buona prassi trasmetterlo con tempestività dopo la riunione. Il verbale, una volta trascritto nel registro, deve essere conservato dall'amministratore ed è consultabile dai condomini, che hanno diritto di prenderne visione.

Impugnazione delle delibere

Ai sensi dell'art. 1137 del Codice civile, i condomini assenti, dissenzienti o astenuti possono impugnare le delibere annullabili davanti all'autorità giudiziaria entro trenta giorni. Per gli assenti il termine decorre dalla comunicazione del verbale, per i presenti dissenzienti dalla data della deliberazione. Un verbale accurato e comunicato con tempestività fa quindi decorrere i termini in modo certo e riduce lo spazio per le contestazioni.

Errori da evitare

Gli errori più frequenti che rendono un verbale contestabile sono l'omessa indicazione dei millesimi dei presenti, l'assenza del dettaglio delle votazioni, la mancata verbalizzazione delle astensioni e dei voti contrari, la firma di uno solo tra presidente e segretario. Anche un ordine del giorno generico può viziare le decisioni, perché ai condomini deve essere consentito di sapere in anticipo su cosa saranno chiamati a votare.

Il verbale con un software gestionale

Con un software gestionale per il condominio il verbale parte da un modello già impostato con i dati dell'edificio e dell'anagrafe condominiale: presenze, deleghe e millesimi si compilano dagli elenchi esistenti e i quorum si calcolano in automatico durante la seduta. Questo riduce gli errori di conteggio e velocizza la redazione, lasciando al segretario il compito di riportare la sostanza della discussione.

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