Verbale dell'assemblea telematica: cosa deve contenere

Il verbale dell'assemblea telematica deve dare atto, oltre agli elementi consueti, delle circostanze proprie della riunione a distanza: la modalità in videoconferenza scelta con il consenso della maggioranza, l'identificazione dei collegati, la piattaforma utilizzata e la gestione di eventuali interruzioni del collegamento. È redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, poi trasmesso all'amministratore e a tutti i condomini con le formalità della convocazione. È il documento che prova la regolarità dell'assemblea e da cui decorrono i termini per l'impugnazione: per questo, in videoconferenza, va compilato con particolare attenzione.

Gli elementi comuni a ogni verbale

Come in una riunione in presenza, il verbale indica la data, l'ora di apertura e di chiusura, la convocazione in prima o seconda convocazione, la nomina del presidente e del segretario, l'ordine del giorno, l'elenco dei presenti con le rispettive quote millesimali, le discussioni sintetiche su ciascun punto e le delibere adottate con il risultato del voto. Deve risultare chiaro il raggiungimento dei quorum costitutivi e deliberativi previsti dall'art. 1136 del Codice civile. Questi elementi restano il nucleo del documento anche a distanza.

L'attestazione della modalità telematica

La prima specificità è dare atto che la riunione si è svolta in videoconferenza. Conviene indicare la piattaforma utilizzata, l'orario di apertura del collegamento e il fatto che la modalità telematica era stata approvata con il consenso della maggioranza, richiamando come questo consenso è stato acquisito. Questa annotazione collega il verbale al presupposto di validità dell'art. 66 delle disposizioni di attuazione e rende verificabile che la scelta non è stata imposta unilateralmente dall'amministratore.

L'identificazione dei collegati e il calcolo dei quorum

Il verbale deve dare conto di come il presidente ha accertato l'identità dei partecipanti collegati e a quali unità immobiliari corrisponde ciascun avente diritto. Questo è essenziale per attribuire correttamente i millesimi e verificare i quorum. Se un partecipante rappresenta più unità o interviene per delega, il verbale lo specifica, indicando le deleghe e il rispetto del limite di rappresentanza dell'art. 67. L'elenco dei presenti collegati, con il valore millesimale, è la base su cui si misura la validità di ogni delibera.

La gestione dei problemi tecnici

Una parte tipica del verbale telematico è la registrazione degli imprevisti tecnici. Se durante la riunione un partecipante ha perso la connessione, il verbale deve indicare in quale momento, se questo è avvenuto durante una votazione e come si è proceduto, ad esempio sospendendo la votazione e riprendendola al ristabilirsi del collegamento. Dare conto di questi passaggi dimostra che nessun avente diritto è stato escluso di fatto dalla formazione della volontà assembleare e riduce il rischio di impugnazione per irregolarità del collegamento.

La firma e la sottoscrizione

Nell'assemblea in videoconferenza il presidente e il segretario possono non trovarsi nello stesso luogo. Resta fermo che il verbale è sottoscritto dal presidente e redatto dal segretario. In pratica il segretario predispone il testo e lo sottopone al presidente per la sottoscrizione, che può avvenire anche in un momento immediatamente successivo alla chiusura della riunione. È buona prassi che il verbale sia formato e reso disponibile in tempi rapidi, così da far decorrere con certezza i termini per l'impugnazione e da consentire l'attuazione delle delibere.

La trasmissione ai condomini

Il verbale va trasmesso all'amministratore, se non coincide con il segretario, e a tutti i condomini, anche agli assenti e ai dissenzienti, con le stesse formalità previste per la convocazione. La comunicazione è importante perché dal momento in cui il condomino assente o dissenziente riceve il verbale decorre il termine per l'eventuale impugnazione della delibera davanti all'autorità giudiziaria. Conservare la prova dell'invio è utile in caso di contestazioni.

Gli elementi da non dimenticare

• Data, ora di apertura e chiusura, prima o seconda convocazione.
• Modalità in videoconferenza e piattaforma utilizzata.
• Richiamo al consenso della maggioranza alla modalità telematica.
• Elenco dei collegati con i millesimi e le eventuali deleghe.
• Quorum costitutivi e deliberativi raggiunti su ciascun punto.
• Gestione documentata delle interruzioni di collegamento.
• Sottoscrizione del presidente e trasmissione a tutti i condomini.

Compilare a mano un verbale così articolato, con il calcolo dei quorum in base ai millesimi e la verifica delle deleghe, è dispendioso e soggetto a errori. Un software gestionale genera automaticamente l'elenco delle presenze e delle deleghe, calcola i quorum e produce un verbale ordinato pronto per la sottoscrizione e la distribuzione. AmministraPro mette a disposizione questi strumenti nella gestione dell'assemblea: puoi vederli nella pagina delle funzionalità e confrontare i piani nella sezione prezzi.