Videosorveglianza condominiale: cartelli e informativa privacy

La videosorveglianza condominiale è ormai diffusa in moltissimi edifici, spesso deliberata per contrastare episodi di vandalismo o furti nelle parti comuni, ma l'installazione delle telecamere non si esaurisce nella scelta tecnica dell'impianto: la normativa sulla protezione dei dati personali impone cartelli informativi visibili, un'informativa privacy dettagliata e tempi di conservazione delle immagini limitati e proporzionati alla finalità dichiarata. Trascurare questi aspetti espone il condominio e l'amministratore a contestazioni e, nei casi più gravi, a sanzioni.

Perché servono i cartelli e cosa devono contenere

Chi entra in un'area sorvegliata da telecamere deve poterlo sapere prima ancora di essere ripreso, e per questo la cartellonistica va posizionata in corrispondenza degli accessi principali all'area videosorvegliata, non solo davanti alla singola telecamera. Il cartello deve essere ben visibile, leggibile anche in condizioni di scarsa illuminazione e contenere almeno le informazioni essenziali sul trattamento: chi è il titolare, per quale finalità vengono raccolte le immagini e dove si possono reperire le informazioni complete.

Un modello semplificato affisso fisicamente, che rimanda a un'informativa estesa consultabile su richiesta o pubblicata in bacheca, è la soluzione più diffusa nella pratica condominiale, perché consente di rispettare l'obbligo di trasparenza senza appesantire eccessivamente la segnaletica fisica.

L'informativa privacy completa: cosa deve indicare

L'informativa videosorveglianza condominio cartelli informativa deve indicare in modo chiaro le finalità del trattamento, che di norma consistono nella tutela del patrimonio comune e della sicurezza delle persone che accedono alle parti comuni, la base giuridica del trattamento, i tempi di conservazione delle immagini, i soggetti che possono accedere alle registrazioni, le modalità con cui i condomini possono esercitare i propri diritti e i riferimenti del titolare del trattamento. È opportuno che l'informativa sia messa a disposizione sia in forma sintetica sui cartelli sia in forma estesa, consultabile presso l'amministrazione o pubblicata in un luogo accessibile a tutti i condomini.

Chi è il titolare del trattamento in condominio

Nella maggior parte dei casi il titolare del trattamento dei dati raccolti dall'impianto di videosorveglianza è il condominio stesso, in quanto ente di gestione delle parti comuni, mentre l'amministratore agisce come soggetto che materialmente adempie agli obblighi operativi in esecuzione delle delibere assembleari. È bene che la delibera che autorizza l'installazione dell'impianto individui con chiarezza compiti e responsabilità, in particolare chi custodisce le credenziali di accesso alle registrazioni e chi risponde alle eventuali richieste dei condomini o delle autorità.

Tempi di conservazione delle immagini

Il principio generale è che le immagini vengano conservate per il tempo strettamente necessario a raggiungere la finalità dichiarata, tipicamente un periodo breve, salvo la necessità di conservarle più a lungo per far fronte a una specifica richiesta investigativa o a un procedimento in corso, ad esempio a seguito di un furto o di un atto di vandalismo verificatosi nelle parti comuni. Superato questo termine, le registrazioni dovrebbero essere cancellate automaticamente, ed è preferibile che l'impianto sia configurato per farlo senza bisogno di un intervento manuale, riducendo così il rischio di conservazioni indebite e prolungate nel tempo.

Delibera assembleare e maggioranze per l'installazione

L'installazione di un impianto di videosorveglianza sulle parti comuni richiede una delibera assembleare, generalmente approvata con la maggioranza prevista per gli interventi che incidono sulla sicurezza dell'edificio. È utile che la delibera indichi con precisione le aree da riprendere, evitando inquadrature che coinvolgono spazi esterni all'edificio, ingressi di abitazioni private o porzioni di proprietà altrui non facenti parte delle parti comuni, situazioni che possono generare contestazioni sia da parte dei condomini sia da parte di terzi non consenzienti.

Angoli inquadrati: cosa evitare

• Riprese dirette verso le finestre o i balconi di unità private, anche quando appartengono a condomini contrari all'impianto
• Inquadrature che si estendono oltre il perimetro delle parti comuni, ad esempio verso la strada pubblica o proprietà confinanti
• Telecamere puntate su aree di passaggio riservate a un solo condomino in uso esclusivo, salvo diverso accordo espresso

Il diritto di accesso e le richieste dei condomini

I condomini hanno il diritto di conoscere l'esistenza dell'impianto, le sue finalità e, in presenza di un interesse concreto e legittimo, di richiedere l'accesso alle immagini che li riguardano direttamente, ad esempio in caso di un danno subito nelle parti comuni. La gestione di queste richieste va documentata con cura, annotando data della richiesta, motivazione e modalità con cui è stata evasa, in modo da poter dimostrare, se necessario, che il trattamento è stato condotto correttamente.

Il ruolo dell'amministratore nella gestione quotidiana

All'amministratore spetta il compito di predisporre la cartellonistica corretta, conservare l'informativa estesa a disposizione dei condomini, verificare periodicamente che i tempi di conservazione impostati sull'impianto siano rispettati e gestire le eventuali richieste di accesso alle immagini. Una gestione ordinata di questi adempimenti riduce sensibilmente il rischio di contestazioni. Un gestionale come AmministraPro supporta l'amministratore nella conservazione della documentazione privacy e delle delibere collegate agli impianti: nella pagina delle funzionalità sono descritti gli strumenti per l'archiviazione documentale, mentre nella sezione prezzi sono indicati i piani più adatti a ogni studio di amministrazione.