Anticipazioni di cassa: l'amministratore è obbligato?

L'amministratore di condominio non è obbligato ad anticipare con denaro proprio le spese comuni. Il suo rapporto con i condomini è un mandato: chi conferisce l'incarico, cioè la compagine dei proprietari, deve fornire i mezzi per eseguirlo. Quando la cassa è insufficiente, l'amministratore ha il dovere di chiedere la provvista tramite riparto o richiamo di fondi, non di sostituirsi alla collettività mettendo mano al proprio conto. L'anticipazione, se avviene, è una scelta volontaria che genera un diritto al rimborso, non l'adempimento di un obbligo.

Il rapporto è un mandato, non una fideiussione

L'incarico dell'amministratore rientra nello schema del mandato con rappresentanza, richiamato dall'articolo 1720 del Codice civile per i profili di rimborso. Il mandante, cioè il condominio, deve somministrare al mandatario i mezzi necessari per l'esecuzione dell'incarico e per l'adempimento delle obbligazioni contratte in suo nome. Non esiste alcuna disposizione che imponga al mandatario di finanziare la gestione con risorse proprie: l'obbligo di provvista grava su chi ha interesse alla spesa, non su chi la esegue materialmente.

Da qui una conseguenza pratica spesso ignorata: se i condomini non versano le rate, l'amministratore non è tenuto a coprire il buco. È tenuto invece ad attivarsi per procurarsi i fondi, sollecitando i morosi, chiedendo un riparto straordinario o promuovendo il recupero coattivo previsto per le somme dovute.

Perché conviene evitare le anticipazioni sistematiche

Anticipare in modo continuativo trasforma di fatto l'amministratore in finanziatore del condominio, con tre rischi concreti. Primo, confonde il patrimonio personale con quello della gestione, in contrasto con l'obbligo di conto corrente dedicato previsto dall'articolo 1129 del Codice civile. Secondo, rende opaca la contabilità: le uscite pagate con fondi propri non trovano corrispondenza nei movimenti del conto condominiale. Terzo, espone al problema più delicato, cioè la prova del credito al momento di chiederne la restituzione.

• L'anticipazione va documentata con la fattura o il giustificativo del fornitore e con la prova dell'esborso effettivo
• L'approvazione del rendiconto non equivale, da sola, a riconoscimento del debito verso l'amministratore
• Il denaro anticipato deve transitare in modo tracciabile, non in contanti dalla cassa personale
• La delibera che autorizza l'anticipazione, quando esiste, rafforza notevolmente la posizione dell'amministratore

L'onere della prova ricade sull'amministratore

Chi anticipa e poi chiede il rimborso deve dimostrare l'esborso, sia nell'importo sia nella causale. Vale l'ordinario riparto dell'onere della prova: non basta esibire il bilancio approvato, occorre la documentazione giustificativa di ogni spesa sostenuta. L'amministratore che tiene una contabilità disordinata o che paga i fornitori in contanti si trova, al momento del contenzioso, senza gli strumenti per provare di aver realmente anticipato quelle somme. La prova documentale è, in questa materia, imprescindibile.

Quando l'anticipazione è quasi inevitabile: le spese urgenti

Esiste un ambito in cui l'esborso immediato è quasi fisiologico: le opere urgenti, che l'articolo 1130 del Codice civile pone tra le attribuzioni dell'amministratore e che l'articolo 1135 consente di eseguire senza previa delibera quando non è possibile attendere. Riparare una tubazione rotta di notte o mettere in sicurezza un cornicione pericolante non ammette rinvii. Anche in questi casi, però, l'urgenza va documentata e la spesa deve essere sottoposta all'assemblea alla prima occasione utile, che ne valuta congruità e opportunità.

Come organizzare la cassa per non doverla anticipare

La prevenzione passa da una gestione finanziaria attenta. Un bilancio preventivo realistico, rate cadenzate in linea con le scadenze dei fornitori, un fondo di riserva deliberato dall'assemblea e un monitoraggio costante della morosità riducono al minimo i momenti di tensione di cassa. Molti squilibri nascono da preventivi sottostimati o da rate concentrate a fine anno mentre le uscite sono distribuite nei dodici mesi.

• Programmare le rate in modo che la liquidità disponibile copra sempre le uscite in scadenza
• Deliberare un fondo cassa o di riserva per assorbire i ritardi di pagamento
• Sollecitare tempestivamente i morosi, senza attendere l'accumulo del debito
• Concordare con i fornitori dilazioni compatibili con l'incasso delle rate

Il ruolo di un gestionale nella prevenzione delle anticipazioni

Il modo migliore per non trovarsi a coprire i buchi di tasca propria è tenere sotto controllo, giorno per giorno, saldo del conto, scadenze dei fornitori e rate incassate. Con AmministraPro l'amministratore vede in tempo reale la posizione di cassa di ogni condominio, riceve avvisi sulle scadenze imminenti e traccia ogni movimento in modo tracciabile e opponibile. Chi desidera capire quali strumenti di controllo finanziario sono disponibili può consultare la pagina /funzioni, mentre i piani e i costi sono descritti alla pagina /prezzi.