Bilancio preventivo del condominio: guida pratica per l'amministratore

Il bilancio preventivo del condominio è il documento con cui l'amministratore stima, prima dell'inizio dell'esercizio, le spese che il condominio dovrà sostenere nell'anno e le ripartisce tra i condomini. Non è un semplice esercizio previsionale: dal bilancio preventivo del condominio dipendono l'importo delle rate, la programmazione della cassa e la possibilità stessa di riscuotere i contributi. La sua approvazione è prevista dall'articolo 1135 del Codice civile ed è uno degli atti più importanti della gestione.

Cosa dice l'art. 1135 del Codice civile sul bilancio preventivo del condominio

L'art. 1135 del Codice civile stabilisce che l'assemblea provvede all'approvazione del preventivo delle spese occorrenti durante l'anno e alla relativa ripartizione tra i condomini. Il preventivo è quindi un atto di competenza dell'assemblea: l'amministratore lo redige e lo propone, ma solo la delibera assembleare lo rende efficace. L'approvazione riguarda l'anno cui il preventivo si riferisce, motivo per cui l'amministratore non può pretendere in anticipo quote relative agli esercizi successivi.

Differenza tra preventivo e rendiconto

Preventivo e rendiconto sono due documenti distinti e complementari. Il preventivo guarda al futuro: stima le uscite dell'anno che inizia e fissa le rate. Il rendiconto, disciplinato dall'art. 1130 bis, guarda al passato: rendiconta le spese effettivamente sostenute nell'esercizio chiuso. In una assemblea ordinaria i due documenti viaggiano spesso insieme, perché il consuntivo dell'anno appena concluso aiuta a costruire un preventivo realistico per quello che comincia.

Le voci del preventivo di spesa

Un preventivo ben costruito distingue le spese ordinarie ricorrenti dalle poste eccezionali e dai fondi. Le principali voci ordinarie sono:

• Servizi ricorrenti: pulizie, energia elettrica delle parti comuni, acqua, riscaldamento centralizzato.
• Manutenzione ordinaria: ascensore, aree verdi, piccole riparazioni programmate.
• Assicurazione del fabbricato e polizze accessorie.
• Compenso dell'amministratore, da indicare in modo analitico.
• Fondo cassa e accantonamenti per far fronte agli imprevisti e alle morosità.

Per i lavori di manutenzione straordinaria di importo rilevante l'art. 1135 impone la costituzione di un fondo speciale di importo pari all'ammontare dei lavori, che può essere previsto in modo modulare quando è consentito il pagamento graduale in base allo stato di avanzamento.

Come si redige il preventivo

La redazione parte dall'analisi dell'esercizio precedente e dei contratti in essere. L'amministratore aggiorna i costi noti (contratti di fornitura, canoni, polizze), stima quelli variabili sulla base dello storico e aggiunge una prudente riserva per gli imprevisti. Il totale viene poi ripartito tra i condomini secondo le tabelle millesimali o i criteri specifici delle singole spese previsti dagli articoli 1123 e seguenti del Codice civile.

La ripartizione per tabelle millesimali

La maggior parte delle spese generali si ripartisce in base ai millesimi di proprietà. Alcune voci seguono criteri diversi: le spese di scale e ascensore si dividono per metà in base ai millesimi e per metà in base all'altezza del piano, mentre le spese per un bene o un servizio che serve solo alcuni condomini gravano solo su di loro. Un preventivo chiaro esplicita per ogni voce il criterio di riparto applicato.

Come si approva il bilancio preventivo

Il preventivo si approva in assemblea con le maggioranze dell'art. 1136 del Codice civile. In seconda convocazione la delibera è valida con il voto favorevole della maggioranza degli intervenuti che rappresenti almeno un terzo del valore dell'edificio. Con l'approvazione i condomini sono obbligati al pagamento delle rate nei termini fissati e l'amministratore è legittimato ad agire per il recupero dei contributi non versati.

Il preventivo come base per la riscossione

L'approvazione del preventivo è ciò che rende esigibili le rate. Sulla base del preventivo approvato e dello stato di ripartizione l'amministratore può ottenere un decreto ingiuntivo immediatamente esecutivo nei confronti del condomino moroso, ai sensi dell'art. 63 delle disposizioni di attuazione del Codice civile. Per questo un preventivo impreciso o approvato in ritardo indebolisce la capacità del condominio di riscuotere. In attesa del nuovo preventivo, la giurisprudenza riconosce all'amministratore la possibilità di riscuotere in via provvisoria sulla base dell'ultimo preventivo approvato.

Gli errori più comuni

Gli errori che più spesso rendono contestabile o inefficace un preventivo sono la sottostima cronica delle spese ricorrenti, l'assenza di una riserva per morosità e imprevisti, la mancata indicazione analitica del compenso dell'amministratore e l'uso di criteri di riparto errati. Un preventivo troppo ottimistico costringe a chiedere conguagli a fine anno e mina la fiducia dei condomini.

Il preventivo con un software gestionale

Con un software gestionale per il condominio il preventivo si costruisce a partire dai dati già presenti in contabilità: i contratti attivi, lo storico delle spese e le tabelle millesimali. Il riparto tra i condomini è automatico, le rate vengono generate e comunicate ai residenti e il confronto con il consuntivo dell'anno precedente è immediato. Questo riduce gli errori di calcolo e rende il documento leggibile in assemblea.

AmministraPro genera il bilancio preventivo del condominio a partire dalla contabilità dello studio, con ripartizioni millesimali automatiche, gestione delle rate e confronto con il consuntivo. Puoi vedere come funziona nella pagina delle funzionalità o confrontare i piani nella sezione prezzi.