Cauzioni e ritenute a garanzia nei lavori del condominio

Nei lavori e nei contratti di fornitura, il condominio può trovarsi a gestire due tipi di somme legate a garanzie: la cauzione, cioè un deposito versato o richiesto a garanzia del corretto adempimento, e la ritenuta a garanzia, cioè una percentuale dell'importo dovuto all'impresa che il committente trattiene fino al collaudo o alla fine del periodo di garanzia. Sono partite vincolate, distinte dalle spese ordinarie, che vanno registrate con attenzione perché non rappresentano un costo definitivo ma un accantonamento temporaneo.

Che cos'è una cauzione

La cauzione è una somma depositata a garanzia di un obbligo. Nel condominio si presenta in due direzioni. Il condominio può richiedere una cauzione, per esempio a chi usa temporaneamente parti comuni o a un'impresa, per tutelarsi da eventuali danni. Oppure può essere il condominio a versare un deposito, ad esempio per l'allaccio di un'utenza comune. In entrambi i casi la somma non è un ricavo né un costo: è denaro che, a certe condizioni, dovrà essere restituito.

Per questo la cauzione va tenuta separata dalle voci di gestione: chi la incassa la iscrive tra le somme da restituire, chi la versa la iscrive tra i crediti da recuperare al termine del rapporto.

La ritenuta a garanzia nei lavori

Nei lavori di manutenzione straordinaria è prassi diffusa che il contratto d'appalto preveda una ritenuta a garanzia: a ogni stato di avanzamento il condominio paga l'impresa trattenendo una piccola percentuale, che verrà liquidata solo dopo il collaudo positivo o allo scadere del periodo di garanzia sulle opere. La ritenuta tutela il condominio da difetti che emergano dopo il pagamento e incentiva l'impresa a completare l'opera a regola d'arte.

Contabilmente, la ritenuta a garanzia non riduce il costo dell'opera: l'importo pieno resta dovuto e a carico dei condòmini secondo i millesimi, ma una parte non viene ancora sborsata. Va quindi rappresentata come debito verso l'impresa non ancora pagato, distinto dalla parte già liquidata.

Come registrare queste somme

Il principio guida è la separazione tra ciò che è costo definitivo e ciò che è vincolo temporaneo.

• La cauzione incassata dal condominio si registra come entrata vincolata da restituire, non come ricavo di gestione.
• La cauzione versata dal condominio si registra come credito, in attesa di restituzione.
• La ritenuta a garanzia si evidenzia come debito residuo verso l'impresa fino alla liquidazione.
• La restituzione della cauzione o il pagamento della ritenuta chiudono la partita senza generare un nuovo costo.
• Tutte queste somme transitano comunque sul conto corrente condominiale, come impone l'articolo 1129 del Codice civile.

Il legame con il fondo speciale lavori

Quando si deliberano lavori straordinari, l'articolo 1135, comma 1, numero 4, del Codice civile impone di costituire un fondo speciale di importo pari all'ammontare complessivo dell'opera. Se il contratto prevede pagamenti graduali in base allo stato di avanzamento, il fondo può essere costituito in relazione ai singoli pagamenti dovuti. La quota trattenuta a titolo di ritenuta a garanzia rientra nell'importo complessivo dei lavori: il fondo deve coprire anche la parte che sarà liquidata alla fine, così che al momento della restituzione la provvista sia già disponibile e non serva un nuovo riparto.

Trasparenza verso i condòmini

Cauzioni e ritenute possono confondere chi legge il rendiconto, perché generano movimenti di denaro che non corrispondono a costi effettivi dell'esercizio. La nota sintetica esplicativa prevista dall'articolo 1130-bis è il luogo giusto per spiegare che una certa somma è trattenuta a garanzia e verrà pagata al collaudo, oppure che una cauzione incassata è vincolata alla restituzione. Chiarire questi rapporti in corso evita contestazioni e domande in assemblea.

Gestire correttamente queste partite a mano è complesso. Un software di amministrazione consente di tracciare cauzioni e ritenute come somme vincolate collegate al singolo cantiere o fornitore, tenendole separate dalle spese di competenza. AmministraPro segue i lavori straordinari con il relativo fondo e le trattenute a garanzia in un quadro unico, come descritto in /funzioni, con i piani illustrati in /prezzi.