Comunicazioni dell'amministratore all'inquilino

L'amministratore di condominio comunica con il proprietario dell'unità immobiliare, non con l'inquilino. Il rapporto condominiale lega l'amministratore ai condòmini, cioè ai titolari del diritto reale, mentre il conduttore è estraneo alla gestione. Esistono però eccezioni precise: quando la legge attribuisce al conduttore il diritto di voto sui servizi di riscaldamento e condizionamento, egli deve essere convocato e informato come chi partecipa alla decisione. Fuori da questi casi, l'interlocutore resta il proprietario.

La regola generale

Le convocazioni di assemblea, gli avvisi di riparto, i solleciti di pagamento e le comunicazioni sulla gestione sono indirizzati ai proprietari. Sono loro a partecipare alle decisioni, a votare e a rispondere delle spese. L'inquilino non riceve la convocazione ordinaria, non vota sulle materie generali e non è destinatario dei solleciti condominiali, perché verso il condominio non è obbligato. Questa impostazione discende dalla natura stessa del condominio, che è una comunione di proprietari.

Ciò non toglie che il proprietario, nel proprio interesse, giri all'inquilino le informazioni utili sulla vita dell'edificio, come i lavori in programma, le variazioni dei servizi o le regole d'uso. Ma si tratta di un passaggio interno al rapporto di locazione, non di un obbligo dell'amministratore.

Quando il conduttore va convocato

L'articolo 10 della legge 392 del 1978 riconosce al conduttore il diritto di voto, al posto del proprietario, nelle delibere dell'assemblea relative alle spese e alle modalità di gestione dei servizi di riscaldamento e di condizionamento d'aria. Nelle delibere che riguardano la modificazione degli altri servizi comuni, il conduttore ha diritto di intervenire senza voto. In queste ipotesi la convocazione deve raggiungere l'inquilino, che diventa partecipante legittimo alla riunione per quelle materie.

Sono i casi in cui la comunicazione all'inquilino non è una cortesia ma un adempimento: se manca, la delibera su quelle specifiche materie può risultare viziata per difetto di convocazione del titolare del diritto di voto.

Cosa comunicare al conduttore

Nelle materie in cui il conduttore vota o interviene, l'amministratore gli invia gli stessi elementi che riceverebbe il proprietario:

• Avviso di convocazione con ordine del giorno relativo ai servizi interessati
• Preventivi e criteri di ripartizione delle spese di riscaldamento o condizionamento
• Verbale delle decisioni assunte su quelle materie
• Comunicazioni su interruzioni o modifiche del servizio a consumo

Per il resto, gli avvisi di pagamento e i riparti restano indirizzati al proprietario, che poi ribalta gli oneri accessori sull'inquilino nel rapporto interno di locazione.

L'anagrafe condominiale come base delle comunicazioni

Per convocare correttamente il conduttore quando ha diritto di voto, l'amministratore deve conoscerne i dati. L'articolo 1130 numero 6 del Codice civile impone la tenuta del registro di anagrafe condominiale, che raccoglie anche le generalità dei titolari di diritti personali di godimento. Il proprietario deve comunicare le variazioni relative all'occupazione dell'immobile. Senza un'anagrafe aggiornata, l'amministratore non è in grado di raggiungere l'inquilino nei casi in cui è tenuto a farlo.

Forma delle comunicazioni e prova dell'invio

Le convocazioni richiedono una forma che dia prova del ricevimento, come la posta raccomandata, la posta elettronica certificata o la consegna a mani con firma. Questo vale anche per le convocazioni al conduttore nelle materie in cui vota. Conservare la prova dell'invio è essenziale, perché in caso di contestazione della delibera occorre dimostrare che tutti gli aventi diritto sono stati regolarmente avvisati nei termini previsti.

Gestire i destinatari senza errori

Distinguere proprietari e conduttori, sapere chi va convocato per quali materie e conservare le prove di invio è un lavoro che premia l'ordine. Un gestionale come AmministraPro tiene separati i ruoli nell'anagrafe, seleziona i destinatari corretti per ciascun ordine del giorno e archivia ricevute e verbali, così le comunicazioni ai conduttori nei casi di riscaldamento e condizionamento partono verso le persone giuste: le funzionalità sono in /funzioni e i piani in /prezzi.