Consegna del saldo di cassa nel passaggio di amministratore

Nel passaggio di amministratore, oltre alla documentazione, deve essere trasferito il saldo di cassa insieme alla situazione aggiornata di crediti e debiti del condominio. L'amministratore uscente consegna le disponibilità sul conto dedicato, l'elenco dei morosi, i debiti verso i fornitori e ogni fondo vincolato, in modo che il subentrante possa proseguire la gestione senza vuoti. Il trasferimento delle somme e delle informazioni sui conti è parte integrante degli obblighi di fine mandato previsti dall'articolo 1129 del Codice civile.

Non solo documenti: anche i soldi e i saldi

L'obbligo di consegna a fine mandato non si esaurisce nella documentazione. Il denaro del condominio è custodito su un conto corrente dedicato, intestato al condominio, e resta di titolarità della collettività a prescindere da chi amministra. Al cambio, l'amministratore uscente deve mettere il nuovo nelle condizioni di operare sul conto e trasferire tutte le informazioni necessarie a proseguire, senza appropriarsi né trattenere somme che non gli spettano.

Il conto dedicato è determinante: essendo intestato al condominio, il saldo appartiene all'ente di gestione, non all'amministratore. Il passaggio consiste nella revoca dei poteri di firma dell'uscente e nel conferimento al subentrante, senza che il denaro esca mai dalla titolarità del condominio.

Cosa comprende la situazione di cassa da consegnare

La fotografia contabile da trasferire deve essere completa e verificabile, così da collegare il saldo alle poste che lo compongono.

• Saldo del conto corrente condominiale alla data del passaggio, con estratto conto aggiornato
• Elenco dei condòmini morosi con l'importo dei rispettivi debiti
• Debiti verso i fornitori, con fatture in scadenza e già scadute
• Fondi vincolati o accantonamenti per interventi deliberati, con la loro destinazione
• Rate incassate e da incassare relative all'esercizio in corso

La verifica: quando la cassa non torna

Il subentrante deve verificare che il saldo consegnato corrisponda alla somma algebrica dei movimenti risultanti dalla contabilità. Se la cassa non torna, cioè se le disponibilità sono inferiori a quanto dovrebbe risultare dai conti, occorre individuare la causa: potrebbe trattarsi di anticipazioni dell'uscente, di crediti non ancora incassati, oppure di ammanchi da chiarire. La verifica va fatta con serenità ma con rigore, perché il nuovo amministratore risponde della gestione dal momento in cui la assume.

I crediti dell'amministratore uscente

Capita che l'amministratore uscente vanti crediti verso il condominio per compensi maturati o per anticipazioni sostenute. Questi crediti non giustificano la ritenzione del saldo di cassa né dei documenti: vanno consegnati comunque il denaro e la documentazione, e il credito va fatto valere separatamente, portandolo all'assemblea per l'approvazione o, in caso di contestazione, nelle sedi opportune. La regola è chiara: prima si consegna, poi si discute del credito, senza bloccare l'operatività del condominio.

Il verbale di passaggio delle consegne

Formalizzare il trasferimento in un verbale tutela entrambe le parti. Il documento attesta cosa è stato consegnato, a quale data e con quali saldi, ed evita contestazioni successive su somme o documenti mancanti. È buona prassi allegarvi l'estratto conto, l'elenco morosi e il prospetto di crediti e debiti.

• Indicare data del passaggio e saldo di cassa consegnato
• Allegare estratto conto, elenco morosi e situazione fornitori
• Dare atto dei fondi vincolati e della loro destinazione
• Riservare al subentrante la verifica contabile entro un termine ragionevole
• Far sottoscrivere il verbale a entrambi gli amministratori

Un gestionale rende il passaggio verificabile

La qualità del passaggio dipende dalla chiarezza con cui è stata tenuta la contabilità. Un gestionale che mantiene allineati saldo di cassa, incassi, morosità e debiti fornitori consente di produrre in ogni momento una situazione patrimoniale verificabile, semplificando la consegna e la successiva verifica. AmministraPro offre una visione sempre aggiornata di cassa, crediti e debiti per ogni condominio, utile sia a chi lascia sia a chi subentra: gli strumenti sono descritti alla pagina /funzioni, mentre i piani si trovano alla pagina /prezzi.