Anagrafe condominiale: il dovere del condomino di comunicare i dati

Tenere aggiornata l'anagrafe condominiale non è un compito che ricade solo sull'amministratore: è anche un preciso dovere del condomino. L'articolo 1130, numero 6, del Codice civile impone all'amministratore di curare il registro di anagrafe condominiale, ma prevede al tempo stesso che ogni condomino comunichi i propri dati e ogni loro variazione. Il registro contiene le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, i dati catastali di ciascuna unità e le informazioni relative alla sicurezza. Senza la collaborazione dei condòmini, l'amministratore non può tenerlo aggiornato.

Cosa deve comunicare il condomino

Il condomino è tenuto a fornire all'amministratore le informazioni necessarie alla corretta tenuta del registro. In particolare rientrano tra i dati da comunicare:

• le generalità del proprietario e degli eventuali altri titolari di diritti reali, come usufruttuari, o di diritti personali di godimento, come i conduttori;
• i dati catastali dell'unità immobiliare, cioè foglio, particella e subalterno;
• eventuali dati relativi alle condizioni di sicurezza delle parti di proprietà esclusiva rilevanti per il condominio;
• un recapito per le comunicazioni, utile per convocazioni e avvisi.

Quando comunicare le variazioni

Il dovere non si esaurisce alla prima comunicazione: ogni variazione dei dati deve essere trasmessa all'amministratore in forma scritta. La legge indica un termine di sessanta giorni dal momento in cui la variazione si verifica. Rientrano tra le variazioni tipiche la vendita dell'unità, il subentro di un erede, la costituzione o l'estinzione di un usufrutto, l'ingresso di un nuovo conduttore, il cambio di residenza o di recapito. Comunicare tempestivamente evita che convocazioni e richieste di pagamento vengano indirizzate a chi non è più il soggetto interessato.

Cosa succede se il condomino non comunica

L'articolo 1130 prevede un meccanismo che tutela il condominio dall'inerzia del singolo. In caso di mancanza, incompletezza o mancato aggiornamento delle comunicazioni, l'amministratore richiede al condomino le informazioni necessarie con lettera raccomandata. Se il condomino non risponde nel termine indicato dalla norma, l'amministratore può acquisire autonomamente le informazioni necessarie, ad esempio attraverso visure, addebitando il relativo costo al condomino responsabile dell'omissione. In questo modo l'inerzia non blocca la gestione ma si ritorce sul condomino inadempiente.

Perché l'anagrafe è così importante

Un'anagrafe aggiornata è la base di molte attività condominiali. Serve a convocare correttamente gli aventi diritto, a indirizzare le richieste di pagamento al vero obbligato, a distinguere proprietari, usufruttuari e conduttori ai fini della ripartizione delle spese, e a gestire in modo lecito i dati personali secondo il GDPR. Errori nell'anagrafe si traducono facilmente in delibere impugnabili per vizi di convocazione o in azioni di recupero indirizzate alla persona sbagliata. Il dovere di comunicazione del condomino è quindi funzionale al buon andamento dell'intera gestione.

Il trattamento dei dati personali

I dati raccolti nell'anagrafe condominiale sono dati personali e vanno trattati nel rispetto del Regolamento UE 2016/679. L'amministratore li utilizza per le finalità di gestione del condominio e non può diffonderli oltre quanto necessario. Il condomino, fornendo i propri dati, contribuisce a un trattamento corretto e trasparente, mentre la comunicazione tempestiva delle variazioni riduce il rischio di conservare informazioni inesatte o non più attuali, che il titolare del trattamento è comunque tenuto a mantenere aggiornate.

Comunicazioni e anagrafe sempre allineate

Facilitare la comunicazione dei dati tra condòmini e amministratore riduce errori e ritardi. Con AmministraPro il condomino può trasmettere e aggiornare i propri dati tramite il portale dedicato, mentre l'amministratore mantiene un'anagrafe ordinata, collega ogni unità ai titolari corretti e conserva lo storico delle variazioni in modo tracciato e conforme alla normativa sulla privacy. Puoi vedere come funziona la gestione dell'anagrafe e del portale condòmini su /funzioni, mentre i piani per lo studio si trovano su /prezzi.