Fatture di acconto e saldo dei lavori in condominio

Nei lavori straordinari il fornitore raramente emette un'unica fattura a fine opera: più spesso fattura in acconto man mano che il cantiere avanza, e poi a saldo al termine. Ogni fattura, di acconto o di saldo, richiede all'amministratore la stessa cura: verificare l'avanzamento reale, controllare la copertura in bilancio, applicare la ritenuta d'acconto quando dovuta ed eseguire il pagamento con bonifico tracciabile. Gestire bene questa sequenza tutela il condominio e mette al sicuro le detrazioni fiscali.

Perché si fattura per acconti

La fatturazione per acconti serve a distribuire nel tempo l'esborso e a legarlo all'esecuzione dell'opera. L'impresa incassa somme via via che completa parti del lavoro, senza dover anticipare l'intero costo. Per il condominio l'acconto è uno strumento di controllo: pagare solo ciò che è stato realizzato riduce il rischio di anticipare denaro per prestazioni non ancora rese.

Il legame con lo stato di avanzamento lavori

Nei cantieri gestiti da un direttore dei lavori, le fatture di acconto seguono gli stati di avanzamento, cioè le certificazioni periodiche della quota di opera eseguita. L'amministratore paga l'acconto solo dopo aver ricevuto lo stato di avanzamento e averlo confrontato con la fattura. Un acconto sganciato dall'avanzamento reale è un pagamento a rischio, difficile da recuperare in caso di inadempimento dell'impresa.

La copertura in bilancio e il fondo speciale

Per le opere di manutenzione straordinaria e le innovazioni l'assemblea deve costituire un fondo speciale di importo pari all'ammontare dei lavori. Se l'opera è affidata con pagamenti graduati in base allo stato di avanzamento, il fondo può essere costituito in relazione ai singoli pagamenti dovuti. Prima di pagare ogni acconto l'amministratore verifica che la relativa provvista sia disponibile, evitando di anticipare somme non ancora versate dai condòmini.

• Verificare la delibera assembleare di approvazione dei lavori e del fondo
• Controllare la provvista disponibile prima di ogni acconto
• Sollecitare le rate del fondo in tempo utile rispetto alle scadenze dell'impresa
• Tenere allineati versamenti dei condòmini e pagamenti al fornitore

Ritenuta d'acconto su acconti e saldo

Sui corrispettivi relativi a contratti di appalto il condominio opera la ritenuta d'acconto in qualità di sostituto d'imposta. La ritenuta si applica su ciascun pagamento imponibile, quindi anche sulle fatture di acconto e non solo sul saldo. L'amministratore trattiene la ritenuta, la versa con il modello F24 entro i termini e ne tiene traccia per la certificazione unica da rilasciare al fornitore.

Bonifico parlante e detrazioni

Quando i lavori danno diritto a detrazioni fiscali, ogni pagamento, di acconto o di saldo, deve avvenire con bonifico parlante, cioè un bonifico che riporta la causale con il riferimento normativo dell'agevolazione, il codice fiscale del condominio e la partita IVA del fornitore. È il bonifico parlante a consentire l'applicazione della ritenuta bancaria e a documentare la spesa agevolabile. Un pagamento in contanti o con bonifico ordinario può far perdere la detrazione per quella tranche.

Il saldo finale e la verifica di conformità

La fattura a saldo chiude il rapporto e va pagata solo dopo la verifica finale dell'opera. Prima del saldo l'amministratore controlla che i lavori siano stati completati a regola d'arte, che le eventuali varianti siano state autorizzate e coperte, e che l'impresa abbia consegnato la documentazione tecnica prevista. Trattenere una parte a garanzia fino al collaudo, se previsto dal contratto, è una tutela ulteriore per il condominio.

Tenere in ordine la sequenza dei pagamenti

Acconti e saldo generano una sequenza di documenti che deve restare coerente: preventivo, contratto, stati di avanzamento, fatture, bonifici, versamenti F24 delle ritenute. Perdere il filo espone a errori nel rendiconto e a difficoltà nel dimostrare la spettanza delle detrazioni.

Con AmministraPro l'amministratore collega ogni fattura di acconto e di saldo al preventivo, al fondo lavori e ai relativi pagamenti, tenendo sotto controllo copertura, ritenute e scadenze: le funzioni sono descritte nella pagina /funzioni e i piani nella pagina /prezzi.