Fatture arrivate dopo la chiusura del rendiconto

Capita spesso che una fattura arrivi dopo la chiusura dell'esercizio a cui si riferisce: un fornitore che emette il documento con settimane di ritardo, un conguaglio di utenza relativo all'anno appena concluso, una prestazione eseguita a dicembre ma fatturata a gennaio. La domanda pratica è a quale esercizio imputare quel costo. La risposta dipende dal criterio contabile applicato e dallo stato di avanzamento della gestione, ma la regola guida è chiara: la spesa deve gravare sull'anno a cui economicamente compete, non necessariamente su quello in cui la fattura viene ricevuta o pagata.

Il problema della competenza

Il rendiconto condominiale, secondo la lettura dell'articolo 1130-bis del Codice civile, segue un criterio misto: il registro annota i pagamenti per cassa, ma la situazione patrimoniale e la nota sintetica considerano anche la competenza economica. Una fattura tardiva mette alla prova proprio questa distinzione. Se il costo è maturato nell'esercizio chiuso, per esempio una fornitura di quel periodo, la sua competenza appartiene a quell'anno, anche se il documento arriva dopo. Ignorare questa competenza significa spostare il peso della spesa su condòmini che non ne hanno beneficiato.

Fattura arrivata prima dell'approvazione del rendiconto

Se la fattura di competenza dell'esercizio chiuso arriva prima che l'assemblea approvi il rendiconto, il modo più corretto è iscriverla come residuo passivo di quell'anno. Il costo compare tra i debiti verso i fornitori nella situazione patrimoniale, così il rendiconto riflette l'obbligazione già maturata anche se non ancora pagata. In questo modo il conguaglio dei condòmini di quell'esercizio tiene conto della spesa, e il pagamento successivo estingue semplicemente il debito riportato all'apertura del nuovo anno, senza generare un doppio addebito.

Fattura arrivata dopo l'approvazione

Se invece il rendiconto è già stato approvato quando la fattura arriva, non è possibile riaprire un esercizio chiuso e deliberato. Il costo va allora gestito nell'esercizio in corso, dando conto nella nota sintetica del fatto che si riferisce a una competenza dell'anno precedente. Questa soluzione è la più praticabile perché evita di rimettere in discussione un rendiconto già votato dall'assemblea, ma richiede trasparenza: i condòmini devono capire perché nel nuovo consuntivo compare una spesa che matura da un periodo passato.

Come decidere l'imputazione

Di fronte a una fattura tardiva conviene seguire una sequenza di verifica, così la decisione è motivata e documentabile.

• Individua il periodo di competenza economica indicato o desumibile dalla fattura.
• Verifica se l'esercizio di competenza è ancora aperto o già approvato dall'assemblea.
• Se aperto, iscrivi il costo come residuo passivo dell'anno di competenza.
• Se già chiuso e approvato, imputa la spesa all'esercizio in corso spiegandola nella nota.
• Conserva la fattura tra i giustificativi, così ogni condòmino può verificarla.

L'importanza dei residui passivi

Iscrivere le fatture non ancora pagate tra i residui passivi è la pratica che previene la maggior parte dei problemi. Se alla chiusura l'amministratore sa che un lavoro è stato eseguito ma la fattura tarda ad arrivare, può stimare l'importo dovuto e iscriverlo come debito verso il fornitore, integrandolo poi con il documento definitivo. Questo accantonamento fa sì che il rendiconto rappresenti l'intera obbligazione dell'esercizio, riducendo il rischio che una fattura tardiva sconvolga il conguaglio dell'anno successivo.

Evitare doppi addebiti e contestazioni

Il rischio più concreto delle fatture tardive è il doppio addebito: una spesa già considerata come residuo passivo in un anno che viene poi imputata di nuovo, per intero, all'esercizio successivo. Per evitarlo, ogni pagamento deve essere collegato al debito che estingue, non trattato come un nuovo costo. La coerenza tra residuo iscritto alla chiusura e pagamento effettuato all'apertura è ciò che garantisce che ciascuna spesa pesi una sola volta e sui condòmini giusti, evitando contestazioni in assemblea.

Un gestionale aiuta a governare le fatture fuori periodo: consente di iscrivere i residui passivi, di collegare ogni pagamento al debito corrispondente e di indicare la competenza economica di ciascuna spesa, così che nessun costo venga contato due volte. Con AmministraPro l'amministratore imputa le fatture tardive all'esercizio corretto e mantiene i conguagli coerenti; le funzioni sono descritte nella pagina /funzioni e i piani nella pagina /prezzi.