Quadro AC del condominio e comunicazione dei dati dei fornitori

Il quadro AC del condominio è la comunicazione annuale con cui l'amministratore trasmette all'Agenzia delle Entrate i dati identificativi dei fornitori e gli importi dei beni e servizi acquistati dal condominio. È un adempimento fiscale spesso trascurato, ma dovuto ogni anno da chi amministra un condominio, e serve al Fisco per incrociare i dati e verificare le posizioni dei fornitori. Vediamo chi deve presentarlo, quando, quali importi comunicare e cosa invece va escluso.

Cos'è il quadro AC

Il quadro AC, denominato Comunicazione dell'amministratore di condominio, raccoglie l'ammontare complessivo dei beni e dei servizi acquistati dal condominio nell'anno solare e i dati identificativi dei relativi fornitori. Non è un tributo da versare, ma un obbligo informativo: l'amministratore comunica al Fisco chi ha fornito beni e servizi al condominio e per quale importo, così da rendere tracciabili quei rapporti economici.

Chi deve presentarlo

L'obbligo grava sull'amministratore di condominio in carica al momento della presentazione, in quanto rappresentante del condominio verso l'Agenzia delle Entrate. Riguarda i condomini dotati di codice fiscale e di gestione delle parti comuni, indipendentemente dal numero dei partecipanti. Anche il condominio minimo, se ha effettuato acquisti da fornitori sopra la soglia, rientra nell'adempimento quando è presente un amministratore tenuto a curarlo.

La soglia dei 258,23 euro

Vanno comunicati i fornitori per i quali l'importo complessivo dei beni e dei servizi acquistati nell'anno solare supera i 258,23 euro al lordo dell'IVA. Sotto questa soglia il fornitore non va indicato. Il calcolo è annuale e per singolo fornitore: contano tutte le forniture ricevute dallo stesso soggetto nel corso dell'anno, non la singola fattura, quindi più fatture di piccolo importo dello stesso fornitore possono sommarsi e superare il limite.

Cosa va escluso dalla comunicazione

Non tutti gli acquisti finiscono nel quadro AC. Restano fuori alcune fattispecie precise, che è importante conoscere per non gonfiare o falsare la comunicazione.

• Gli acquisti da un fornitore il cui importo annuo complessivo non supera i 258,23 euro IVA inclusa.
• Le forniture di acqua, energia elettrica e gas.
• Gli acquisti di servizi che hanno comportato il pagamento di somme soggette a ritenuta d'acconto.

Come e quando si presenta

La comunicazione dei dati dei fornitori si presenta in via telematica all'Agenzia delle Entrate. Il quadro AC è inserito nel modello Redditi dell'amministratore, ma quando l'amministratore non è tenuto a presentare la propria dichiarazione dei redditi può trasmettere il quadro in forma autonoma. La comunicazione si riferisce agli acquisti effettuati nell'anno solare, a prescindere dal criterio contabile adottato dal condominio.

Il criterio di competenza degli acquisti

Il quadro AC guarda agli acquisti compiuti nell'anno solare, indipendentemente dal fatto che il condominio tenga la contabilità per cassa o per competenza e dal momento in cui le fatture sono state pagate. È un elemento importante: la comunicazione fiscale segue una logica propria, che l'amministratore deve tenere distinta dai criteri con cui costruisce il rendiconto da presentare all'assemblea.

Cosa succede se non si presenta

L'omessa o infedele comunicazione dei dati dei fornitori espone l'amministratore a sanzioni amministrative da parte dell'Agenzia delle Entrate. Oltre al profilo sanzionatorio, la mancata cura di questo adempimento è un indice di gestione poco accurata e può pesare nel rapporto di fiducia con i condomini. Tenere ordinato l'elenco dei fornitori durante tutto l'anno è la premessa per un adempimento corretto e senza affanni. Vale la pena, in particolare, registrare con precisione la partita IVA o il codice fiscale di ogni fornitore e l'importo di ogni fattura al lordo dell'IVA, perché sono proprio questi i dati che confluiscono nella comunicazione e che l'Agenzia delle Entrate incrocia con le posizioni dei fornitori stessi.

Il quadro AC e gli altri obblighi fiscali dell'amministratore

Il quadro AC è solo uno dei compiti fiscali dell'amministratore, che nel condominio agisce come sostituto d'imposta. Sui corrispettivi dovuti per contratti di appalto di opere e servizi il condominio opera una ritenuta d'acconto del 4 per cento, che versa all'Erario e poi certifica al fornitore con la Certificazione Unica. Le ritenute operate confluiscono ogni anno nel modello 770. Da qui una distinzione importante: gli acquisti da cui è scaturita una ritenuta non vanno indicati nel quadro AC, proprio perché già tracciati attraverso questi altri adempimenti. Coordinare quadro AC, ritenute, Certificazione Unica e modello 770 evita duplicazioni e riduce il rischio di errori nei rapporti con il Fisco.

Il quadro AC con un software gestionale

Un software gestionale semplifica molto questo adempimento perché ha già in archivio le fatture e i dati dei fornitori registrati durante l'anno. Il sistema può sommare gli importi per singolo fornitore, applicare la soglia dei 258,23 euro, escludere in automatico utenze e somme soggette a ritenuta e produrre l'elenco pronto per la comunicazione, riducendo il rischio di dimenticanze e di errori di calcolo.

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