Vigilanza e guardiania in condominio: come si ripartisce

Sempre più condomìni affidano la sicurezza a un servizio di vigilanza o guardiania privata: ronde notturne di un istituto di vigilanza, un addetto alla sorveglianza dell'ingresso, il controllo degli accessi. È una spesa comune, un servizio a beneficio dell'intero edificio, che si ripartisce di regola per millesimi di proprietà secondo l'articolo 1123, primo comma, del Codice civile. Il servizio va deliberato dall'assemblea e si distingue dal portierato tradizionale, che comporta un rapporto di lavoro e spesso un alloggio di servizio.

Vigilanza, guardiania e portierato

Il portierato prevede un portiere dipendente del condominio, con contratto di lavoro, mansioni di custodia e, spesso, l'uso di un alloggio nell'edificio. La vigilanza o guardiania privata è invece un servizio affidato a un istituto esterno o a una società specializzata, senza rapporto di lavoro dipendente: si paga un canone per un servizio di sorveglianza. La differenza è rilevante per gli obblighi contributivi e gestionali, ma sul piano del riparto entrambe sono spese comuni per un servizio a favore di tutti.

Il criterio di riparto ordinario

Poiché la vigilanza tutela indistintamente le parti comuni e la sicurezza dell'intero stabile, il criterio ordinario è quello millesimale: ogni condòmino contribuisce in proporzione al valore della sua unità. Questa impostazione riflette il fatto che il servizio protegge il patrimonio comune e che l'utilità è considerata omogenea. Il regolamento condominiale può prevedere un criterio diverso, ad esempio in parti uguali o per numero di unità, ma in assenza di una regola specifica prevalgono i millesimi.

Serve la delibera dell'assemblea

L'attivazione di un servizio di vigilanza è una decisione che spetta all'assemblea, perché introduce una spesa continuativa non prevista in precedenza. La delibera individua il servizio, il fornitore, il canone e il criterio di riparto. Un servizio attivato dal solo amministratore senza mandato assembleare, salvo urgenze, esporrebbe a contestazioni. L'assemblea può anche stabilire la durata del contratto e le condizioni di rinnovo, così da mantenere il controllo sulla spesa.

Servizio a favore di una sola parte

Se la vigilanza riguarda solo una porzione dell'edificio, ad esempio la sorveglianza di un'autorimessa interrata o di un corpo di fabbrica separato, la spesa può gravare solo sui condòmini che ne traggono utilità, in applicazione del terzo comma dell'articolo 1123. È il caso del supercondominio con un servizio di guardiania limitato a un'area comune specifica. In questi casi occorre una tabella dedicata al gruppo servito, per non addossare a tutti il costo di una protezione parziale.

Elementi da definire nel contratto

• Oggetto del servizio: ronde, presidio fisso, controllo accessi, videosorveglianza collegata.
• Canone periodico e modalità di adeguamento nel tempo.
• Criterio di riparto tra i condòmini, di regola millesimale.
• Durata, rinnovo e recesso dal contratto di vigilanza.
• Trattamento dei dati personali quando il servizio include videosorveglianza.

Vigilanza e videosorveglianza

Quando il servizio di guardiania si accompagna a un impianto di videosorveglianza delle parti comuni, entrano in gioco gli obblighi del Regolamento UE 2016/679: informativa, cartelli, limitazione delle riprese all'area necessaria, tempi di conservazione delle immagini adeguati. L'installazione dell'impianto è a sua volta una spesa da deliberare e ripartire, distinta dal canone del servizio di sorveglianza. Tenere separate le due voci nel rendiconto aiuta la trasparenza e il controllo dei costi.

Gestire canoni e riparti nel tempo

Un servizio di vigilanza genera canoni periodici che vanno registrati, ripartiti con il criterio deliberato e riportati nel rendiconto in modo chiaro. Un gestionale permette di impostare la spesa ricorrente, applicare la tabella corretta e distinguere il gruppo servito quando la protezione è parziale. Con AmministraPro gestisci i contratti di servizio, i canoni e le tabelle di riparto della vigilanza in modo ordinato: le funzionalità di contabilità e ripartizione sono descritte nella pagina /funzioni e i piani nella pagina /prezzi.