Spese di portineria e portiere: come si ripartiscono in condominio

Nei condomini più grandi, soprattutto quelli con più scale o un ingresso principale unico, la ripartizione delle spese di portineria e portiere rappresenta una delle voci più complesse del bilancio, perché somma componenti diverse tra loro: la retribuzione del lavoratore, i contributi previdenziali e assicurativi, e in molti casi il valore dell'alloggio messo a disposizione come parte del trattamento economico. Comprendere come si distribuiscono queste spese tra i condomini è fondamentale per l'amministratore, sia per predisporre un rendiconto corretto, sia per gestire correttamente le delibere che riguardano il mantenimento o la soppressione del servizio.

Le componenti della spesa di portineria

La spesa di portineria non si limita allo stipendio netto corrisposto al portiere, ma comprende un insieme più ampio di voci che l'amministratore deve tenere distinte in contabilità. Vi rientrano la retribuzione lorda prevista dal contratto collettivo di settore, i contributi previdenziali e assistenziali a carico del datore di lavoro, il trattamento di fine rapporto maturato, le eventuali indennità accessorie come quella per l'uso promiscuo dell'alloggio, e i costi di gestione dell'alloggio stesso, quando il portiere vi risiede come parte del rapporto di lavoro.

L'insieme di queste voci compone il costo complessivo del servizio di portineria, che va poi ripartito tra i condomini secondo criteri che possono differire da quelli applicati alle spese ordinarie di manutenzione delle parti comuni.

I criteri di riparto delle spese di portineria

Il criterio di riparto delle spese di portineria e portiere segue in via generale i millesimi di proprietà, ma con alcune particolarità legate all'utilità che il servizio offre ai diversi condomini. Quando il servizio di portineria comprende anche funzioni collegate all'uso di specifiche parti comuni, come la vigilanza sull'accesso o la gestione della posta per singole scale, il regolamento condominiale può prevedere criteri differenziati, per esempio applicando tabelle millesimali specifiche per scala quando l'edificio ha più ingressi con portineria dedicata.

• Millesimi di proprietà generale, criterio ordinario in assenza di previsioni diverse
• Tabelle millesimali per scala, quando il servizio riguarda un accesso specifico dell'edificio
• Eventuali esenzioni parziali per unità che non usufruiscono in alcun modo del servizio, se previste dal regolamento contrattuale

È importante che l'amministratore verifichi sempre il regolamento condominiale prima di applicare un criterio diverso da quello ordinario dei millesimi generali, perché una deroga non prevista o non validamente approvata può essere motivo di contestazione da parte dei condomini che si ritengono penalizzati dal riparto.

Il negozio locali commerciali e il riparto delle spese

Un tema ricorrente riguarda i proprietari di unità immobiliari destinate a uso commerciale, come negozi con accesso indipendente dalla strada, che spesso ritengono di non dover contribuire alle spese di portineria, non utilizzando l'ingresso comune né i servizi offerti dal portiere. La soluzione corretta dipende dal regolamento condominiale e dalla situazione concreta: se l'unità ha un accesso autonomo e non beneficia in alcun modo del servizio, può essere prevista un'esenzione totale o parziale, ma questa esenzione deve avere una base regolamentare o una delibera approvata con le maggioranze necessarie, non può essere semplicemente presunta dal singolo condomino.

La soppressione del servizio di portineria

Con l'aumento dei costi del lavoro e la diffusione di sistemi di videocitofonia e controllo accessi automatizzati, molti condomini valutano la soppressione del servizio di portineria come misura di contenimento della spesa. La delibera di soppressione richiede l'osservanza delle maggioranze previste dall'articolo 1136 del Codice civile e comporta conseguenze rilevanti sul piano del rapporto di lavoro, perché la cessazione del servizio implica di norma il licenziamento del portiere, con i relativi obblighi economici a carico del condominio, incluso il trattamento di fine rapporto maturato fino a quel momento.

L'amministratore che gestisce una delibera di questo tipo deve quindi valutare non soltanto il risparmio prospettico per i condomini, ma anche il costo immediato della cessazione del rapporto di lavoro, per evitare che l'assemblea prenda una decisione senza avere piena consapevolezza dell'impatto economico complessivo dell'operazione.

La soppressione della portineria non è mai un'operazione a costo zero: il risparmio futuro sulle spese correnti va sempre valutato insieme al costo immediato della cessazione del rapporto di lavoro.

L'alloggio del portiere: uso, spese e destinazione

Quando il portiere risiede in un alloggio messo a disposizione dal condominio, la gestione di questo spazio comporta ulteriori voci di spesa, dalle utenze alla manutenzione ordinaria dei locali, che vanno anch'esse ripartite secondo i criteri applicabili al servizio di portineria nel suo complesso. In caso di soppressione del servizio, l'assemblea deve inoltre deliberare sulla destinazione futura dell'alloggio, che può essere locato a terzi, venduto o riconvertito ad altro uso condominiale, con le relative implicazioni sulle maggioranze necessarie e sulla ripartizione degli eventuali proventi tra i condomini.

Gestire correttamente la contabilità della portineria

La complessità delle voci che compongono la spesa di portineria, unita alla possibile necessità di applicare criteri di riparto differenziati per scala o per tipologia di unità, rende utile disporre di uno strumento contabile capace di gestire tabelle millesimali multiple e di tenere traccia separata delle diverse componenti di costo. AmministraPro offre funzionalità dedicate a questo tipo di gestione, descritte nella pagina delle funzionalità, mentre chi vuole valutare il piano più adatto al proprio studio può consultare la sezione prezzi del sito.