Spese senza giustificativo nel rendiconto condominiale

Una spesa senza giustificativo nel rendiconto condominiale è una voce che non può essere provata e quindi facilmente contestabile in assemblea. Ogni uscita registrata deve trovare riscontro in un documento: fattura, ricevuta, quietanza o contratto. L'amministratore ha l'obbligo di conservare la documentazione contabile e di consentirne la visione ai condòmini ai sensi dell'art. 1130-bis del Codice civile. Le voci non documentate vanno regolarizzate prima dell'approvazione, altrimenti espongono l'amministratore a responsabilità.

Il valore del giustificativo

Il giustificativo è il documento che prova che una spesa è stata realmente sostenuta, per quale importo e verso chi. Senza di esso la registrazione contabile resta una semplice affermazione dell'amministratore, priva di riscontro oggettivo. In caso di contestazione, spetta all'amministratore dimostrare la correttezza della gestione, e la prova passa proprio dai giustificativi. Una voce non documentata è, in pratica, indifendibile.

Cosa vale come giustificativo

Non tutti i documenti hanno lo stesso peso, ma diversi tipi sono idonei a supportare una spesa.

• Fattura del fornitore, con partita IVA, descrizione e importo
• Ricevuta fiscale o scontrino parlante per i piccoli acquisti
• Quietanza di pagamento o contabile del bonifico
• Contratto o preventivo accettato per prestazioni continuative
• Verbale assembleare che autorizza una determinata spesa straordinaria

L'obbligo di conservazione

L'amministratore deve conservare tutta la documentazione contabile relativa alla gestione e ai rapporti in corso. I documenti non sono di sua proprietà ma del condominio, e alla cessazione del mandato vanno consegnati al subentrante. La distruzione o la perdita dei giustificativi costituisce una grave irregolarità che può fondare la revoca. Anche ai fini fiscali determinati documenti vanno tenuti per gli anni previsti dalla normativa tributaria.

Il diritto dei condòmini alla visione

L'art. 1130-bis riconosce a ciascun condòmino il diritto di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, dei documenti giustificativi della spesa. L'amministratore non può negare questo accesso, ma deve renderlo possibile in modo ordinato, indicando luogo e orario, senza pregiudicare la gestione. Il diritto può essere esercitato anche tramite un professionista delegato dal condòmino.

Come gestire le voci non documentate

Se durante la predisposizione del rendiconto emerge una spesa priva di documento, l'amministratore deve attivarsi per recuperarlo dal fornitore prima della presentazione. Se il documento è irrecuperabile, la voce va comunque dichiarata con trasparenza nella nota esplicativa, spiegando la natura e la ragione della spesa. Occultarla o mascherarla in altre voci aggrava la posizione dell'amministratore in caso di contestazione.

Le conseguenze in assemblea e in giudizio

Una spesa non documentata approvata dall'assemblea non diventa per ciò solo legittima: il condòmino dissenziente può impugnare la delibera entro trenta giorni ex art. 1137 se ritiene la voce ingiustificata. Sul piano del rapporto di mandato, l'amministratore che non rende conto documentato della gestione può essere chiamato a rispondere delle somme non giustificate. La documentazione è quindi la prima forma di tutela per lo stesso amministratore.

Ordine documentale con il gestionale

Collegare ogni registrazione al relativo documento fin dal momento del pagamento è il modo più semplice per non trovarsi mai con voci scoperte a fine anno. AmministraPro permette di archiviare i giustificativi accanto a ogni movimento e di renderli disponibili ai condòmini nell'area riservata, così l'accesso ai documenti diventa immediato e tracciabile. Scopri gli strumenti su /funzioni e i piani su /prezzi.