Verificare l'affidabilità del fornitore del condominio

Verificare l'affidabilità di un fornitore prima di affidargli un incarico è parte della diligenza che l'amministratore deve al condominio. Un'impresa non in regola con i contributi, priva di copertura assicurativa o senza i requisiti tecnici può generare contenziosi, danni e responsabilità che ricadono sul condominio committente. I controlli principali sono la visura camerale, la regolarità contributiva tramite DURC, la verifica dell'assicurazione e la raccolta di referenze. Farli prima dell'incarico costa poco tempo ed evita problemi ben più gravi.

La visura camerale

La visura camerale, estratta dal Registro delle imprese, fotografa la situazione dell'impresa: forma giuridica, oggetto sociale, amministratori, sede, eventuali procedure concorsuali in corso. È il primo controllo per capire se il fornitore esiste davvero, se opera nel settore per cui viene incaricato e se non è in stato di liquidazione o fallimento. Un oggetto sociale coerente con la prestazione richiesta è un indizio importante di competenza.

Il DURC e la regolarità contributiva

Il Documento Unico di Regolarità Contributiva attesta che l'impresa è in regola con i versamenti a INPS, INAIL e, per l'edilizia, alla Cassa Edile. Nei lavori edili il condominio committente ha interesse a verificare il DURC, perché un'impresa irregolare può esporlo a responsabilità solidale sui contributi e sulle retribuzioni dei lavoratori impiegati nell'appalto. La verifica va fatta prima dell'affidamento e monitorata durante i lavori di maggiore durata.

La copertura assicurativa

Per i lavori che possono causare danni a persone o cose, l'amministratore verifica che il fornitore disponga di una polizza di responsabilità civile adeguata. Una copertura capiente tutela il condominio nel caso in cui l'esecuzione dei lavori provochi danni a terzi o alle parti comuni. È buona prassi richiedere copia della polizza e verificarne la validità temporale e i massimali.

Requisiti tecnici e abilitazioni

Alcune prestazioni richiedono abilitazioni specifiche, per esempio per gli impianti elettrici, termici o per l'ascensore. Affidare un lavoro a chi non possiede i requisiti tecnici previsti espone il condominio a interventi non conformi e alla difficoltà di ottenere le certificazioni necessarie. La verifica delle abilitazioni è parte integrante del controllo di affidabilità.

• Visura camerale aggiornata dal Registro delle imprese
• DURC in corso di validità per la regolarità contributiva
• Polizza di responsabilità civile con massimali adeguati
• Abilitazioni tecniche richieste per la specifica prestazione
• Referenze e lavori analoghi già eseguiti

Le referenze e la reputazione

Oltre ai documenti formali, l'amministratore raccoglie informazioni sulla reputazione dell'impresa: lavori analoghi svolti per altri condomìni, puntualità nei pagamenti dei subappaltatori, correttezza nella fatturazione. Una rete di rapporti costruita nel tempo consente all'amministratore di distinguere i fornitori affidabili da quelli problematici, riducendo il rischio di contenziosi e ritardi.

Tenere aggiornata l'anagrafica fornitori

I controlli di affidabilità non sono un adempimento una tantum: vanno tenuti aggiornati nel tempo, perché la situazione di un'impresa può cambiare. Mantenere un'anagrafica fornitori ordinata, con i documenti di regolarità e le relative scadenze, permette di sapere in ogni momento quali fornitori sono verificati e quali richiedono un nuovo controllo prima di un nuovo incarico.

Con AmministraPro l'amministratore tiene un'anagrafica fornitori completa, con documenti di regolarità, scadenze e storico degli incarichi, così da affidare i lavori solo a imprese verificate: le funzioni sono descritte nella pagina /funzioni e i piani nella pagina /prezzi.